Мнения экспертов

Михаил Богданов
Председатель правления консалтинговой группы "КОНСОРТ" Генеральный представитель в России/СНГ Международной федерации Executive Search (IESF)

С большим интересом ознакомился с концепцией журнала HR Management и, не раздумывая, принял предложение войти в его Экспертный Совет...
Подробнее...

Марина Мелия
Генеральный директор психологической консультативной компании ММ-Класс

 Я уверена, что люди - это основной ресурс любой компании, а грамотная и эффективная политика управления персоналом - непременное условие успеха...
Подробнее...

Улан Илишкин
Директор административного департамента АКБ "Росбанк"

 В ситуации, сложившейся сейчас на рынке труда России, сложно не признать достоинств журнала "HR Менеджмент". Журналов, содержащих полезную информацию...
Подробнее...

Платить по счетам

Какие шаги предпринять перед сменой системы расчета заработной платы
Среди HR-специалистов бытует мнение, что расчет заработной платы – занятие скучное и ничего нового об этом сказать уже нельзя. И зачастую компании, не передавшие данный процесс на аутсорсинг, работают по старинке, используя инструменты, уже вышедшие в тираж, хотя на сегодняшний день существуют тысячи вариаций на тему автоматизированных систем расчета заработной платы.

[ Салли Вайтл ]

«Организации с вполне стандартными требованиями к процессу расчета зарплат обычно обращаются к услугам аутсорсинговых компаний, – рассказывает Стив Пассам, директор по продажам и маркетингу британского подразделения компании HR Access. – Рассчитывать зарплаты самостоятельно имеет смысл, только если у вашей фирмы специфический бизнес или система расчета зарплат является ее стратегической ценностью, как в некоторых компаниях, предоставляющих финансовые услуги». Российские специалисты, в частности Юлия Федорович, директор по продажам по России и СНГ компании UCMS Group Russia (занимается услугами в сфере управления человеческими ресурсами, включая расчет заработной платы), выделяет несколько причин, почему работодатели стремятся перевести услугу расчета заработной платы на аутсорсинг. Во-первых, это позволяет сконцентрировать силы на основной деятельности предприятия. Во-вторых, аутсорсинг однозначно поможет при несвоевременной или некорректной выплате зарплаты, когда возникает критическая ситуация. В-третьих, именно провайдер услуг несет ответственность за правильность расчета как зарплаты, так и налогов, что позволяет делегировать возможные риски. В-четвертых, при передаче аутсорсеру данная услуга обходится организации в несколько раз дешевле, чем когда расчет осуществляется собственными силами. Как правило, провайдер использует современное ПО и имеет большой штат профессиональных расчетчиков.

 Однако если вы еще не решились на аутсорсинг расчета заработной платы, стоит подумать хотя бы о новой системе расчета. Джонатан Лэнгдон, директор по развитию компании Northgate, реализующей программное оборудования для HR, уверен, что, не меняя годами систему расчета заработной платы, работодатели совершают большую ошибку. «Рынок насыщен нужными программами, и этим необходимо пользоваться, а не сидеть на месте и ждать чуда», – говорит он.

 Прежде чем приобрести новую систему автоматизации расчета зарплат, стоит определиться, что именно вы хотите получить от новшества. «Не цепляйтесь за то, что «умела» ваша старая программа, – отмечает Лэнгдон. – Ищите возможность ускорить и автоматизировать процессы, или, например, внедрить самообслуживание, которое может существенно уменьшить издержки». Стоит посетить специализированные выставки и отраслевые мероприятия, где можно поговорить с поставщиками и другими специалистами по расчету зарплат обменяться знаниями и опытом Лэнгдон также рекомендует HRменеджерам посоветоваться с коллегами из финансовых и ITотделов. У них наверняка есть свои предложения насчет того какой должна быть система расчета зарплат.

Взгляд изнутри

 В крупнейшей британской компании Yarmouth Steel Services, поставляющей сталь для строительных и инженерных работ по всей стране, была самая запутанная система начисления зарплат в мире. Хотя в стальном гиганте работали чуть меньше одной тысячи человек, программ по расчету заработной платы было целых шесть штук, и все для разных категорий сотрудников. Например, административные служащие получали зарплату каждый календарный месяц, рабочие – каждые четыре недели, временные сотрудники – каждую неделю. И это не считая переработок, посменных работ и работ по индивидуальным договорам, согласованных с профсоюзом. На каждом из 24 объектов организации был специалист, который занимался исключительно расчетом заработной платы.

 Когда в 2003 году руководство Yarmouth Steel Services решило навести порядок в этой сфере, многое пришлось изменить. Начали с учета рабочего времени на всех предприятиях компании: работники должны были отмечать свой приход-уход в электронной системе. Информация собиралась и направлялась в центр начисления зарплат. Сложнее всего оказалось проверять правильность ввода данных, потому что как бы ни была хороша система, но если неправильно ввести сведения, то и результат окажется неправильным. Поэтому сотрудников попросили проверять данные самостоятельно.

 Адриан Осборн, управляющий директор Yarmouth, рассказывает, что новая система имеет ряд преимуществ. Она позволяет иметь лучшее и более точное представление о работе сотрудников. Она быстрее и дешевле, а штат служащих, занимающихся начислением зарплат, сократился с двадцати человек до одного. Часть сэкономленных таким образом средств пошла на привлечение первого в истории компании HR-менеджера.

Точка зрения

2f543855485f4w8tЮлия Федорович,  директор  по  продажам  по  России  и  СНГ  компании  UCMS Group Russia, специализирующейся на услугах в сфере управления человеческими ресурсами, включая расчет заработной платы

Прежде чем приступать к выбору новой системы расчета заработной платы, компания должна четко сформулировать свои потребности и ожидания с учетом ее внутренней структуры и сложности бизнеспроцессов. Также необходимо соблюдать требования не только законодательства, но и аналитической отчетности.

 К основным трудностям при внедрении системы расчета заработной платы можно отнести отсутствие четких процедур и алгоритмов. Например, бывает так, что в организации просто нет прозрачной схемы расчета бонусов. Зачастую сбор информации для первичного внесения данных в систему тоже приобретает статус проблемы. В этих случаях со стороны клиента необходимо активное сотрудничество.

 Недавно на одном из проектов мы столкнулись с проблемой передачи нам данных для первичного занесения в систему. Это было связано с тем, что информация, которая участвует в расчете зарплаты, была у клиента в разных базах и зачастую дублировалась. Поэтому сначала был проведен аудит данных во избежание переноса ошибок в новую систему.

Как на практике подготовить компанию к переходу на новую систему

  • Играйте по-крупному. Чем больший резонанс по поводу запуска новой системы будет в компании, тем серьезнее люди это воспримут. Оповестите всех об этом заранее, развесив объявления и разослав сообщения по внутренней сети.
  • Устройте демонстрацию. Для сотрудников, которые будут напрямую или косвенно работать с новой системой, необходимо провести презентацию, подчеркнув ее ключевые преимущества. Приведите интересные факты, например сколько времени сэкономит каждый работник, если ему не нужно будет лично идти к менеджеру по персоналу за необходимыми данными.
  • Внешний вид имеет значение. Стоит обратить внимание на то, как программа выглядит. Если она выполнена в корпоративном стиле, то у сотрудников это вызовет чувство сопричастности. Подарки вроде ручек, блокнотов, кружек или ковриков для мыши с логотипом компании вызовут у служащих ощущение, что они знают систему и ждут ее появления.
  • Познакомить поближе. Работников надо научить пользоваться программой. Можно также назначить «самого умелого пользователя», который будет своего рода гуру для основной массы пользователей программного обеспечения.
  • Держите стиль. Директор по персоналу, менеджер по начислению зарплат или кто-то другой, ответственный за внедрение программы, являются фактически инструментом ее популяризации. Они должны быть доступны для сотрудников в день запуска системы, объяснять достоинства программы оставшимся скептикам.

Консультации со специалистами помогут вам создать список требований, которые существенно сузят круг поиска. Например, вам нужна система, способная рассчитывать налоги и страховые выплаты, принятые в разных странах. В таком случае не подойдет любое программное обеспечение. Некоторые системы просто не смогут поддерживать эту функцию, а другие не имеют ее в своем стандартном наборе – значит вам придется нести дополнительные расходы.

Пусть вендоры говорят

 «В идеале компания должна выбирать программы у четырехпяти интересных ей поставщиков программного обеспечения», – отмечает Пассам. На этом этапе многие работодатели рассылают вендорам официальные приглашения поучаствовать в тендере на лучшую систему расчета заработной платы. Важно дать им возможность выдвигать свои предложения, а не просто вручить им список вопросов, где нужно ответить «да» или «нет», считает Нил Тонкс, разработчик систем расчета зарплаты британской консалтинговой компании Midland HR. «Часто разработчики, если им дать такую возможность, способны предложить какой-то другой способ, при котором их продукт может функционировать лучше, – объясняет Тонкс. – Однако большинство вопросов сводится к типичным требованиям из серии: «Может ли ваше программное обеспечение выполнять функции А, Б и В»?

 После того как список поставщиков программного обеспечения, соответствующего вашим профессиональным требованиям, готов, необходимо обратить внимание на сами программы. Прежде всего опросить вендоров, что из того, что нужно вам, встроено в их продукт, а что необходимо дорабатывать под клиента. «Изменение продукта для соответствия вашим нуждам может увеличить стоимость системы расчета зарплат вдвое, – предостерегает Дэвид Бомон, директор по консалтингу британской компании Capita HR and Payroll, специализирующейся на продаже программного обеспечения для HR. – Если для компании это важно, стоит искать такие продукты, для которых разработчик перед покупкой может осуществить частичную или предварительную конфигурацию программы».

Семь раз отмерь

 Не забывайте, что оценивать вендоров нужно не менее тщательно, чем их продукцию, замечает Эндрю Тредвелл, директор по маркетингу компании Snowdrop, занимающейся разработками программ по расчету зарплат. В среднем система расчета заработной платы остается актуальной в течение семи–десяти лет, так что важно выбрать разработчика, который будет осуществлять поддержку своего продукта на протяжении срока его использования. Также стоит подумать о том, станет ли поставщик поддерживать эту платформу и дальше или он планирует через пару лет выпустить новую программу, что автоматически сделает вашу систему устаревшей.

 Стоит внимательно прочесть договор технической поддержки: что входит в процедуру, как может измениться стоимость обслуживания в случае возникновения проблем, кто указан в качестве контактных лиц. Служба поддержки по телефону, которая функционирует только в рабочее время, будет стоить дороже, чем круглосуточная веб-поддержка.

 Самая распространенная проблема, с которой может столкнуться компания при внедрении новой системы, – это неправильная оценка количества времени и ресурсов, необходимых для осуществления проекта. Нелишним будет поинтересоваться у потенциального вендора, кто будет устанавливать оборудование и каковы уровень профессиональной квалификации и опыт этих специалистов.

 Всегда нужно настаивать на том, чтобы поставщик подкрепил свое профессиональное резюме опытом работы с компаниями, сопоставимыми с вашей по объемам бизнеса и профилю деятельности. Некоторые вендоры будут стараться справиться с масштабами больших предприятий, в то время как малые и средние фирмы будут чувствовать себя обделенными вниманием разработчика, которого интересуют многомиллионные контракты. «Важно, чтобы поставщик продемонстрировал вам, что у него есть люди, которые понимают проблемы именно вашей компании», - добавляет Эндрю Тредвелл. Не забывайте спрашивать у других HR-специалистов, что им понравилось в программе и что - нет.

 И наконец, пригласите оставшихся в вашем шорт-листе разработчиков к себе в компанию для демонстрации их продукта. «Любой стоящий поставщик будет рад показать вам, как работает его система и как она справляется с вашими данными, - рассказывает Нил Тонкс. - Для них это хороший способ доказать, что их программа может учитывать тонкости расчета зарплат в вашей компании и что она вообще может работать».

Комментарии:

Популярные статьи