Мнения экспертов

Михаил Богданов
Председатель правления консалтинговой группы "КОНСОРТ" Генеральный представитель в России/СНГ Международной федерации Executive Search (IESF)

С большим интересом ознакомился с концепцией журнала HR Management и, не раздумывая, принял предложение войти в его Экспертный Совет...
Подробнее...

Марина Мелия
Генеральный директор психологической консультативной компании ММ-Класс

 Я уверена, что люди - это основной ресурс любой компании, а грамотная и эффективная политика управления персоналом - непременное условие успеха...
Подробнее...

Улан Илишкин
Директор административного департамента АКБ "Росбанк"

 В ситуации, сложившейся сейчас на рынке труда России, сложно не признать достоинств журнала "HR Менеджмент". Журналов, содержащих полезную информацию...
Подробнее...

Управление транспортными средствами: следует ли отдавать его на аутсорсинг?

45485464e85g418y1r85Профильные менеджеры по транспорту, по-видимому, становятся вымирающим видом в частных компаниях, поскольку данную функцию всё чаще отдают на аутсорсинг.

Прошлый год был нелёгким для бизнеса, особенно для менеджеров по транспортным средствам. Хотя служебные автомобили остаются ключевым преимуществом для многих организаций, поскольку их чаще включают в бонусный пакет вместо повышения заработной платы, тем не менее, 2012 год был годом, когда многим менеджерам по транспорту указали на дверь.

По данным отчёта Alphabet Fleet Management Report 2012, в частном секторе очень быстро сократилось количество профильных менеджеров по транспорту. Компании стали уделять больше внимания отделам по закупкам, финансовым и операционным отделам, массово отдавая функции транспортного отдела на аутсорсинг. В отчёте говорится о том, что по сравнению с прошлым годом количество таких компаний, отдавших управление своим транспортом в руки аутсорсинговых компаний, возросло более чем в два раза, а процент компаний, которые имеют в своем штате менеджера по транспорту, уменьшилось с 63% до 27%.

Безусловно, на данную ситуацию влияют современные условия и, так сказать, веяние времени. Специалист по управлению транспортом из компании CLM говорит о том, что за первые 6 месяцев этого года компания добавила в свой послужной список семь новых клиентов и более 1000 новых автомобилей, поскольку бизнес сейчас стремится к уменьшению расходов, увеличению прозрачности деятельности и сокращению штата менеджеров по транспорту. Это было самое удачное и оживлённое начало года для компании CLM с момента начала экономического спада в 2009 году.

«Опыт, инсайт, навыки и процессы, которые могут принести в организацию аутсорсинговые партнеры, поспособствуют осуществлению наших планов по развитию, особенно в условиях ограниченного бюджета, – говорит Роб Вентворт-Джеймс, руководитель отдела продаж и маркетинга в компании CLM. – Нам необходим партнерский подход, работа с клиентами для дальнейшего роста и развития, понимание целей своего бизнеса и то, что мы можем сделать для их достижения».

В прошлом году британская сеть пивных ресторанов Mitchells & Butler (M&B) передала на аутсорсинг компании CLM управление своим автопарком из 500 автомобилей. Помимо ведения процесса закупок, компания CLM обеспечивает техосмотр транспортных средств, их посуточную аренду, улаживание вопросов со штрафами, а также сохранность и перераспределение транспортных средств. Отдав часть своей деятельности на аутсорсинг, компания M&B заявила об уменьшении собственных затрат на приобретение материальных ресурсов на основе конкурсных торгов.

«Экономия средств теперь исчисляется пятизначной суммой, и всё это благодаря тому, что мы отдали управление транспортом в руки CLM, – говорит Даррелл Уилсон, директор по корпоративным закупкам компании M&B. – Мы высоко оцениваем гибкость работы CLM и чёткость выполнения всех рабочих процессов, полностью соответствующих нашим требованиям к управлению транспортом».

Водители теперь выбирают новые транспортные средства в режиме онлайн через вебсайт FleetActive, принадлежащий компании CLM. Уилсон объясняет, что такой подход имеет реальное преимущество, поскольку он увеличил эффективность процесса оформления заказа M&B, кроме того, сотрудники не считают такую структуру громоздкой, как это было с предыдущей системой.

Компания по недвижимости Longhurst Group совмещает и собственных специалистов в штате, и аутсорсинг – в данном случае выбор пал на компанию Autolease Lex. Пола Максвелл, менеджер по транспортным средствам, утверждает, что наличие собственного штатного специалиста также весьма важно.

«Когда я стала руководить автопарком Longhurst Group, работая неполный день, автомобилей было менее полусотни, – говорит она. – Сейчас у нас 158 служебных автомобилей и 12 микроавтобусов, а также 350 «серых водителей» (сотрудники, которые используют собственные автомобили для командировок). Управление транспортными средствами теперь занимает полный рабочий день. Одним из лучших изменений за последние годы было введение системы онлайновой отчетности, которая позволяет мне отслеживать, где находится каждое транспортное средство и в каком оно состоянии».

Будучи квалифицированным специалистом в этой сфере, Пола Максвелл уменьшает затраты компании, проводя обучение и тестирование водителей самостоятельно, не полагаясь на третьих лиц. «Поскольку я представляю компанию, то все наши водители знают, к кому обращаться в случае возникновения вопросов или проблем, – говорит она. – Я занимаю эту должность в течение восьми лет и установила прочные отношения с нашими страховщиками, местными дилерами и менеджерами по работе с клиентами в компании Lex Autolease».

Это, безусловно, веский аргумент против того, чтобы полностью передать на аутсорсинг управление транспортными средствами или же распределить функции транспортного отдела между отделом по работе с персоналом и финансовым отделом, поскольку тогда многая ценная информация может быть утеряна.

В данном случае можно говорить о привлечении специалистов по транспортным средствам со стороны для использования их опыта и знаний разных сфер бизнеса с целью прогнозирования роста потребности в транспортных средствах. У таких специалистов налаженные отношения с поставщиками, потому они могут решить вопрос о растущих потребностях в виде краткосрочной аренды, например.

«После финансового кризиса затраты на эксплуатацию автопарка оказалась под пристальным вниманием на уровне высшего руководства, – говорит Питер Райт, директор по продажам и маркетингу британской компании Motiva Group. – У нас сложилось впечатление, что большинство должностей транспортных менеджеров было упразднено, а их функции были распределены по другим отделам. Компаниям всё же следует быть более осмотрительными, чтобы не выплеснуть вместе с водой и ребенка. Хорошие менеджеры по транспорту обладают конкретными навыками и знаниями, которые обеспечивают экономию средств и повышают эффективность. Они также отлично осведомлены о том, как работает весь бизнес, и быстро адаптируются ко всем его изменениям».

Несмотря на опубликованные данные отчёта Alphabet Fleet Management Report 2012, некоторые компании всё же считают, что тенденция в пользу аутсорсинга не так уж широко распространена, а данные отчёта не соответствуют действительности. Эшли Соуэрби, менеджер по транспорту компании Chevin Fleet Solutions, говорит о том, что он не заметил подобной тенденции.

Тем не менее, для компаний, которые рассматривают такой шаг как аутсорсинг, качество имеет первостепенное значение. «Подводные камни аутсорсинга включают ухудшение качества данных, так как компании по управлению транспортными средствами обычно ограничиваются только самой необходимой, общей отчётностью без детальной информации, – говорит Соуэрби. – Также существует риск утраты корпоративной отчетности, поскольку то, что выходит из поля зрения, обычно со временем теряется».

Независимо от того отдадут ли компании управление транспортом на аутсорсинг, они должны помнить о том, что полную ответственность за водителей несут их собственные директора. Аутсорсинговая компания может взять на себя некоторую ответственность, если она умеет эффективно управлять рисками, однако должны существовать и специальные внутренние процедуры контроля работы, анализ рисков и постоянное взаимодействие с аутсорсинговой компанией для обеспечения надёжности и правильности выполняемых действий. Если вы отдаёте бразды правления в чужие руки и легкомысленно надеетесь на лучшее, то вы поступаете достаточно безрассудно. Кроме того, аутсорсинг управления транспортными средствами, отданный только одной компании, также имеет потенциальный риск. Менее рискованно было бы сохранить часть этих функций внутри собственной компании для постоянного контроля деятельности, а на аутсорсинг отдать только интерактивные элементы, такие как отчётность о поломках и авариях, закупки и налогообложение.

В связи с переходом к аутсорсингу, участие кадровиков в управлении транспортными средствами также существенно уменьшается. «Ответственность за проведение тендеров по закупке транспорта передаётся в отделы финансов и закупок, которые, возможно, связаны с компаниями, стремящимися получить существенный контроль над затратами, – говорит Стив Мосс, директор по персоналу компании LeasePlan. – Отстранение кадровиков от этой сферы деятельности в некоторых случаях имеет смысл, но важно помнить и о том, что автопарку необходим обслуживающий персонала, потому специалисты по персоналу всё-таки будут задействованы».

Очевидным становится факт того, что эффективное и правильное управление транспортными средствами требует сбалансированности и слаженности действий. Выбор в пользу аутсорсинга будет зависеть от многих факторов, в том числе и от организационной культуры, знаний и опыта собственных специалистов, а также бюджетных ограничений и уровня расходов. Каким бы ни было принятое решение, специалисты по работе с персоналом всегда будут прямо или косвенно вовлечены в сферу управления транспортными средствами.

Комментарии:

Популярные статьи