Проведение рабочих собраний: «семь смертных грехов» их организации

Как часто у вас в офисе проводятся собрания по текущим рабочим моментам? Как вы их воспринимаете и как к ним относитесь? Для многих компаний такие регулярные рабочие встречи уже давно стали привычным, но утомительным ритуалом, которого нельзя избежать, ведь подобные собрания не приносят никакой пользы и только отнимают у сотрудников ценное и продуктивное время. Если у рабочей встречи нет четко описанной повестки дня, нет понятной и оправданной цели для сбора сотрудников и нет какой-то конкретной задачи, направленной на улучшение процесса работы, то, можно сказать, что это время, потраченное впустую.

Ознакомьтесь с «семью смертными грехами» организации рабочих собраний, подумайте о том, можете ли вы применить их к вашей конкретной ситуации, и если таки да, вы грешите подобным, бессмысленно затрачиваемым временем, то у вас все еще есть шанс исправить ситуацию.

Собрания, которые становятся бесполезным ритуалом

Компании часто организовывают рабочие собрания просто потому, что пришло время, например, для еженедельного, ежемесячного или ежегодного отчета по продажам. Такие «ритуальные» встречи зачастую откровенно скучны, в них нет никакой глобальной необходимости, а сотрудники не принимают в них активного участия.

Решение: пересмотрите практику проведения подобных собраний. Не стоит организовывать рабочую встречу, если вы не можете конкретно определить, зачем она нужна и как она поспособствует улучшению работы организации. Кроме того, для каждого собрания необходимо выработать четкую повестку дня и разослать её сотрудникам заблаговременно, чтобы люди могли подготовиться.

Собрания, которые являются односторонней беседой

Во время монотонных речей, скучных лекций или однообразных презентаций Power Point внимание слушателей обычно рассеивается. Как правило, односторонняя речь – это один из наименее эффективных способов обучения, информирования и мотивации людей к действию.

Решение: мотивируйте свою команду к диалогу, высказыванию мнений, обмену идеями и комментированию того, что они услышали. Если уж вы демонстрируете слайды PowerPoint, то сделайте их визуально интересными, сведите количество слов и цифр до минимума.

Собрания, которые плохо организованы

При отсутствии хорошей организации собрания (как в виртуальном, так и реальном режиме времени) сотрудники нередко опаздывают или отвлекаются на другие вопросы, в результате чего они теряют нить обсуждений, не вникают или не понимают сути обговариваемого. В конечном итоге вся ценность подобной встречи абсолютно утрачивается.

Решение: выберите сотрудника, обладающего хорошими организационными навыками, и возложите на него ответственность за проведение таких мероприятий. В течение самого собрания не акцентируйте внимание на опаздывающих и отвлекающихся сотрудниках, но и не теряйте время на то, чтобы заново вводить их в курс дела.

Собрания, на которых много говорят о неудачах, а не о стратегиях

Нередко на рабочих встречах львиная доля времени посвящается распеканию нерадивых менеджеров, критике результатов работы и просто выражению недовольства со стороны руководства. Неудивительно, что после такого собрания сотрудники ходят с унылыми и мрачными лицами. После сплошного негатива у них нет ни желания, ни стимула к продуктивному труду.

Решение: используйте уже допущенные рабочие промахи и ошибки как основу для понимания и планирования будущих действий, а не как инструмент для порицания и наказания людей. Коллективный мозг на рабочей встрече должен быть задействован исключительно для того, чтобы избежать подобных ошибок в будущем.

Собрания, которые проводятся в наиболее продуктивное рабочее время

Немало компаний совершенно неразумно проводят рабочие собрания в первой половине дня, отвлекая своих сотрудников от работы в наиболее продуктивное для них время.

Решение: собрания лучше всего назначать во второй половине дня, ближе к концу работы, когда сотрудникам будет даже приятно наконец-то оторваться от своих рабочих мест и пообщаться с коллегами.

Собрания, которые проводятся в привычной обстановке и по накатанному сценарию

В подавляющем большинстве рабочих собраний сотрудники рассаживаются за столом и устремляют свой взгляд на руководителя во главе этого самого стола. Подобный привычный и устоявшийся формат общения никак не стимулирует продуктивное обсуждение насущных вопросов и уж тем более рождение творческих идей.

Решение: сломайте привычный сценарий. Организуйте рабочую встречу, например, в близлежащем парке, или просто на улице неподалеку от вашего офисного здания. Когда сотрудники не находятся под пристальным оком босса, восседающего во главе стола, а просто шагают с ним рядом на открытом воздухе, они становятся более открытыми и общительными.

Собрания, которые являются слишком формальными и косными

К сожалению, чувство юмора наличествует далеко не у всех руководителей. В результате во время проведения рабочих собраний в помещении сидит немалое количество скучающих и томящихся сотрудников.

Решение: используйте во время собрания музыку и видео, разбавляйте сухие разговоры по работе шутками или занимательными историями. В эпоху существования ресурса YouTube просто грех не привнести немного оживления в рабочий процесс для того, чтобы заострить на чем-то внимание, обезвредить какие-либо негативные реакции и стимулировать энтузиазм.