Неспособность HR-специалистов вычислить оптимальную для компании систему обучения персонала приводит к тому, что программное обеспечение не выполняет своей основной функции – упрощения жизни HR-департамента и избавления сотрудников от раздражающих административных проволочек. Поэтому работодатель, прежде чем покупать какой-либо программный продукт, должен ответить на один важный вопрос: для каких конкретных целей он хочет внедрить автоматизированную систему обучения.
Обычно процесс внедрения обучающей программы проходит следующим образом. Компания определяется с типом программы, после чего HR-специалистам нужно согласовать ее с руководством, получить необходимые разрешения, а также применить все свое красноречие для оправдания расходов на это мероприятие. Затем они инструктируют будущих «студентов», а по окончании курса занимаются оценкой результатов. Проделывая все эти процессы «вручную», один курс за другим, эйчары взваливают на себя непочатый край работы. «Автоматизация учебного процесса приобретает особую значимость. Избавив от административной деятельности сотрудников по обучению персонала, вы тем самым дадите им возможность потратить освободившееся время на что-то более полезное», – объясняет Кевин Ловел, директор компании KnowledgePool, специализирующейся на продаже программ электронного обучения в области информационных технологий и менеджмента.
Неоднозначная польза
Изначально автоматизированные учебные системы были внедрены для управления процессом дистанционного обучения (e-learning). Традиционные HR-инструменты администрирования, на которые опирались многие крупные организации, буксовали, когда дело доходило до обучения, а многие и вовсе были несовместимы с e-learning.
Сегодня такая автоматизированная система может состоять из множества компонентов: работа в классах, электронные системы обучения, отслеживание предложений обучающих компаний, составление отчетов о проведенных курсах, центральная база данных с материалами и такими вспомогательными инструментами, как онлайн-форумы. Звучит все сказочно прекрасно. Поэтому даже не верится, что, когда речь заходит об учебных технологиях, у заказчика начинается приступ головной боли.
Говоря о проблемных сторонах вопроса, разработчики утверждают, что большинству специалистов в сфере обучения персонала банально не хватает знаний о тех возможностях, которые предоставляет программный продукт. Они с трудом представляют, на какие кнопки им нужно нажимать. В перспективе такое недопонимание способно привести к изрядным трениям с IT-службой компании. Сотрудники отдела обучения и развития, к примеру, могут приобрести программное обеспечение (ПО), которое, по их представлениям, лучше всего отвечает потребностям фирмы, а вот совета системных администраторов спросить забудут. В результате возникает ситуация, когда технология не может быть адаптирована под скромные IT-ресурсы организации.
Вполне понятно, почему начальники учебных подразделений хотят избавиться от утомительного процесса постоянного администрирования. Однако остается вопрос: верят ли сами работодатели, что автоматизированная образовательная программа в один миг сделает их жизнь проще? «Руководители департаментов по обучению персонала могут недооценить объем административной работы при переходе на подобные программные продукты. Но имеется и плюс – при должной настройке системы рабочую нагрузку можно существенно снизить уже по прошествии небольшого промежутка времени», – утверждает Энди Грин, исполнительный директор британской компании Intellego, занимающейся разработкой учебных программ.
Есть еще один мудрый совет, к которому стоит прислушаться. «Даже не стоит пытаться автоматизировать все подряд – только наиболее трудозатратные, повторяющиеся задачи, – рекомендует Ловел. – Иногда для принятия решения нужен именно человек. Технология является важным компонентом, но не может служить панацеей от всех проблем. Она хороша лишь настолько, насколько профессионально с ней обращаются люди и насколько качественно осуществляется процесс управления».
Внешнее влияние
Одним из простейших вариантов управления учебной программой является приобретение единого каталога, в котором описываются все проводимые курсы, включая мероприятия с привлечением сторонних компаний. «Это помогает сотрудникам отдела обучения и развития отслеживать процесс выбора необходимых программ, а также дает им возможность отбирать те компании, которые позволят им сэкономить выделенные средства», – поясняет Ловел.
Однако работа с внешними провайдерами учебных программ – еще одна причина плохого настроения специалистов по обучению. Обычно компания, передавая учебной организации сразу десяток-другой своих сотрудников, не утруждает себя подсчетами выгоды от такой сделки. В конечном итоге фирме приходится потратить массу усилий и времени, чтобы заставить внешних провайдеров дать отзыв по окончании тренинга.
Точка зрения
Наталья Минина, вице-президент по персоналу, руководитель корпоративного университета Юниаструм Банка
Использование компьютерных программ при обучении персонала крайне необходимо. Это позволяет оптимизировать и учебный процесс, и штатную численность сотрудников нашего корпоративного университета. В итоге мы получаем высокое качество и эффективность обучения при сравнительно невысоких затратах.
В рамках корпоративного университета Юниаструм Банка действуют 25 программ, включающих в себя комплекс дистанционных учебных мероприятий с последующим дистанционным экзаменационным тестированием, а также очные семинары. Именно широкое применение информационных технологий (программа «Большие банковские тесты») для дистанционного обучения и тестирования позволяет применять единые стандарты к сотрудникам банка как Московского региона, так и всей филиальной сети.
При выборе ПО следует тщательно изучить возможности программы, проанализировать основные задачи и критерии учебного процесса, подготовить качественные технические задания для разработчиков. Самое важное в этой программе – перспектива всесторонней модификации в соответствии с задачами конкретного направления обучения и доступ к участию в процессе составления программ. В Больших банковских тестах мы выбрали модуль, позволяющий сотрудникам корпоративного университета самостоятельно разрабатывать и отлаживать необходимые тесты для дистанционного онлайн-обучения.
При внедрении платформы дистанционного обучения мы поначалу не заметили у работников большого энтузиазма, возникали трудности и при внедрении методических указаний в филиалах банка. Но к настоящему времени нам удалось убедить персонал в необходимости e-learning и онлайн-тестирования, а руководство – в несомненной экономической эффективности подобного проекта. Благодаря постоянному контролю со стороны специалистов корпоративного университета исключена возможность подтасовки результатов тестирования в процессе дистанционного обучения сотрудников банка.
Кусочки головоломки
Чаще всего переход на интенсивное использование обучающих технологий свидетельствует о культурном сдвиге в развитии компании. «Студенты» берут под контроль весь процесс и самостоятельно выбирают занятия. Постепенно организации уходят от сложившегося представления об обучении, при котором руководитель определяет для сотрудников, на какие курсы им следует записаться. При более продвинутой учебной модели влияние шефа все еще уловимо, но учащиеся должны сами ознакомиться с предлагаемыми курсами и зарезервировать место на понравившихся занятиях.
При новом подходе учебный процесс переходит в руки мидл-менеджеров и непосредственно самих сотрудников. «За последние годы программное обеспечение и технологии обучения были адаптированы под основные принципы управления «талантами», которые приобретают стратегический характер, – утверждает Билл Медвед, вице-президент компании SumTotal, занимающейся производством обучающих решений и средств повышения продуктивности сотрудников. – Пожалуй, самым привлекательным аспектом в автоматизированной системе управления обучением является возможность отслеживать, кто из сотрудников посетил какие курсы, что особенно важно для проверки навыков на соответствие должности». Например, человек, выдающий ипотечные кредиты, должен продемонстрировать департаменту финансовых услуг доказательства того, что он успешно окончил все обязательные курсы.
«Однако работодателям этого недостаточно, – добавляет Медвед. – Компании хотят не только отслеживать показатели эффективности работы, но и объединять систему управления учебным процессом с программами управления эффективностью бизнес-процессами. Руководители используют эти технологии для выявления накопленных сотрудниками знаний и определения пробелов в их образовании. После чего в дело вступает платформа по управлению обучением, при помощи которой выявленные пробелы заполняются».
Конечно, единого «магического» продукта, способного воплотить в реальность все мечты, не существует. Но можно воспользоваться набором необходимых средств, которые помогут эйчарам и специалистам по обучению в их нелегком деле взращивания талантов. «С точки зрения технологий это вполне реально, – утверждает Медвед. – И хотя никто из разработчиков не в состоянии продать вам все элементы головоломки одним комплектом, конечный результат достижим».
Точка зрения
Марина Хацкевич, начальник управления профессионального развития БИНБАНКа
Несмотря на стремительный рост популярности e-learning, руководители HR-департаментов по-прежнему относятся к внедрению СДО (система дистанционного обучения) с долей оправданного опасения. При поиске поставщика готового решения важно понимать, что выбранная СДО по своим характеристикам обязательно должна соответствовать:
- ожиданиям и потребностям в обучении заказчика;
- возможностям и мощностям телекоммуникационных каналов заказчика;
- техническим параметрам оснащенности рабочих мест непосредственных слушателей курсов.
Поэтому выбор платформы для e-learning, помимо HR-сотрудника, обязательно должен согласовываться со специалистами службы IT-поддержки и руководителями бизнес-подразделений, которые впоследствии станут основными потребителями продуктов электронного обучения. После успешной технической интеграции СДО серьезной задачей становится преодоление первичного сопротивления слушателей новой форме внутрикорпоративного обучения, требующей определенной компьютерной грамотности.
HR-специалистам можно дать следующие несложные рекомендации.
- Уделите время самостоятельному созданию простых для понимания инструкций по входу в СДО и навигации внутри курсов.
- При регистрации слушателя на курс не ограничивайтесь стандартными системными оповещениями. Составьте собственное письмо-рассылку, в котором познакомьтесь со слушателем и презентуйте назначенную программу, выделяя ее прикладное значение в непосредственной работе.
- Откажитесь от массового дистанционного обучения только ради объемов. Старайтесь работать исключительно по заявкам заинтересованных бизнес-подразделений. Такая тактика позволит вам заручиться методической поддержкой профессионалов в вопросах, выходящих за рамки компетенции HR-специалиста, гибко использовать административный ресурс руководителя подразделения-заказчика. Исключением является так называемый курс молодого бойца — презентация компании для новых сотрудников в период адаптации на рабочем месте. Это обучение должно быть обязательным и носить регулярный характер.
- Стремитесь вступать в живой контакт со слушателями своих курсов. Преподавателю e-learning не следует быть обезличенным автоматом, делающим рассылки. Выделите хотя бы полтора часа рабочего времени на телефонные и очные консультации слушателей и сбор обратной связи о процессе и результатах e-learning.