Комплаенс: что это такое и для чего нужен

Комплаенс-контроль становится всё более популярным среди российских компаний. Узнайте, что это такое и как он влияет на бизнес. Изучите ключевые аспекты комплаенс-программ, их роль в соблюдении законодательства и укреплении доверия клиентов.

В серии статьей мы постараемся раскрыть следующие темы:

  • Определение комплаенса и его роль в организации.
  • Законодательные и нормативные требования, регулирующие комплаенс.
  • Принципы и стратегии внедрения комплаенс-системы в организации.
  • Роль комплаенс-офицера или комитета в обеспечении соблюдения правил.
  • Обучение и осведомлённость сотрудников о комплаенсе.
  • Мониторинг и контроль соблюдения комплаенс-правил.
  • Оценка эффективности комплаенс-системы и её улучшение.
  • Примеры успешных практик внедрения комплаенса в различных отраслях и компаниях.
  • Роль внешних консультантов и аудиторов в поддержке комплаенс-процессов.
  • Будущие тенденции и вызовы в области комплаенса.

Начнём с определения, что же такое комплаенс.

Что такое комплаенс

Комплаенс — это система мер для снижения рисков в бизнесе. Она нужна, чтобы внутренние процессы компании и действия сотрудников соответствовали законам, требованиям контролирующих органов и другим документам организации.

Комплаенс помогает избегать нарушений, штрафов и других проблем, а ещё защищает репутацию компании.

Комплаенс работает на опережение, а внутренний аудит анализирует прошлые события и их последствия в настоящем.

Пример внедрения комплаенса — борьба с коррупцией в организации. Компания принимает специальные правила, проверяет знания сотрудников, назначает ответственных за антикоррупционную политику и создаёт внутренние процедуры оценки рисков. Так снижается вероятность коррупции и исключается материальный и репутационный ущерб для компании.

Виды комплаенса

Виды комплаенса зависят от отрасли и специфики деятельности компании. Наиболее распространённые виды:

  • Антимонопольный комплаенс — направлен на предотвращение недобросовестной конкуренции. Включает требования к рекламным конструкциям, креативам и интеграциям, а также процедуру оценки их соблюдения.
  • Налоговый комплаенс — нацелен на корректное и полное исполнение обязанности по исчислению и уплате налогов. Включает стандарты взаимодействия с налоговыми органами, процедуры выявления налоговых рисков и проверки контрагентов.
  • Кадровый комплаенс — формирует кодекс корпоративной этики и унифицирует процесс применения дисциплинарных взысканий. Помогает избежать претензий сотрудников и контролирующих органов, а также облегчает увольнение работников без последствий.

Законодательство не определяет конкретные виды комплаенса напрямую. Их можно классифицировать условно, основываясь на сфере деятельности компании, которая подлежит контролю.

Классификация комплаенса

Классификация комплаенса — это разделение комплаенса на различные категории в зависимости от его характеристик и особенностей. Она включает нормативно-правовой, государственный, федеральный, международный, муниципальный, корпоративный, внешний и внутренний комплаенс, а также обязательный и рекомендательный комплаенс.

Нормативно-правовой

В разрезе нормативно-правовой классификации комплаенс можно разделить на:

  • государственный: соответствие законам и нормам страны;
  • федеральный: соответствие федеральным законам и нормам;
  • международный: соответствие международным соглашениям;
  • муниципальный: соответствие местным законам;
  • корпоративный: соответствие внутренним правилам компании.

По сфере применения

По сфере применения комплаенс можно разделить на:

  • внешний: соблюдение внешних правил;
  • внутренний: соблюдение внутренних правил.

По степени детализации

По степени детализации комплаенс можно разделить на:

  • общий: комплаенс на уровне всей компании;
  • функциональный: комплаенс в рамках функций или подразделений.

По степени обязательности

По степени обязательности комплаенс можно разделить на:

  • обязательный: основан на законодательных требованиях;
  • рекомендательный: основан на рекомендациях.

По методу контроля

По методу контроля комплаенс можно разделить на:

  • реактивный: контроль после события;
  • проактивный: контроль на этапе планирования и реализации.

Принципы комплаенса

Принципы комплаенса — это основа, на которой он строится. Важно, чтобы комплаенс был:

  • добровольным (компания сама решает, внедрять его или нет);
  • соразмерным потенциальным рискам (при разработке процедур учитывается вероятность и тяжесть последствий);
  • эффективным и открытым (персонал информирован о контроле, его результаты понятны и очевидны);
  • адекватным потребностям компании (не стоит использовать все возможные методы сразу, например, банковский комплаенс не нужен в коммерческой организации);
  • регулярным (комплаенс становится постоянной системой, охватывающей все аспекты деятельности организации).

Принципы комплаенса определяют его основную функцию — систематический мониторинг бизнес-процессов компании, анализ их соответствия законодательству и обнаружение возможных угроз в процессе их реализации.

Уровни комплаенса

В корпоративной системе комплаенса есть два основных направления:

  • Внешний комплаенс, который подразумевает соблюдение внешних правил, актуальных для организации.
  • Внутренний комплаенс — соблюдение внутренних правил, необходимых для соблюдения внешних правил, их мониторинг и контроль.

Внешний и внутренний комплаенс обычно работают вместе. Например, когда компания производит товары, они должны соответствовать государственным отраслевым стандартам и локальным нормативным требованиям. Комплаенс включает в себя множество широко применяемых норм регулирования.

Внутренний комплаенс взаимодействует практически со всеми подразделениями компании: высшим руководством, экономистами, финансистами, юристами, операционными менеджерами, риск-менеджерами, бухгалтерами, кадрами, специалистами в области бизнес-процессов и безопасности.

Участники внешней системы комплаенса включают государственные организации, контрольно-надзорные органы, кредитные организации, рейтинговые агентства, контрагентов, кредиторов, страховые компании, инвесторов, банки и международные регуляторы.

Нормы комплаенса и их соблюдение

Кто определяет нормы комплаенса и обеспечивает их соблюдение? Нормы комплаенса определяются разными сторонами в зависимости от контекста и типа комплаенса:

  • правительствами в отношении законов и постановлений своей страны;
  • профессиональными ассоциациями и организациями в соответствии с отраслевыми стандартами;
  • предприятиями в контексте корпоративной политики.

Участники комплаенс-менеджмента

Комплаенс-контроль и комплаенс-менеджмент — ключевые аспекты корпоративной стратегии.

Важно понимать разницу между директором по комплаенсу, комплаенс-офицером и комплаенс-менеджером. Все эти специалисты контролируют выполнение требований.

Директор по комплаенсу — это руководитель, который отвечает за разработку и реализацию стратегии соответствия компании различным требованиям и правилам, установленным государственными и общественными регуляторами. Он входит в совет директоров или является членом правления и инициирует и разрабатывает проекты по соответствию.

Комплаенс-офицер или менеджер — это специалист, который контролирует выполнение требований и следит за соответствием компании этим требованиям. Его задача — следить за соблюдением перечня требований и регламентов.

Простыми словами, директор по комплаенсу отвечает за стратегию и разработку проектов, а комплаенс-офицер или менеджер — за контроль выполнения требований и соответствие им.

В случае изменений в законодательстве компании часто приходится перестраивать бизнес-процессы и IT-ландшафт, что требует создания специальных отделов, управлений или департаментов для обеспечения соответствия новым требованиям. Хотя эта практика распространена на Западе, она активно внедряется и в российских компаниях.

Отличие комплаенса от аудита

Внутренний комплаенс иногда путают с системой внутреннего контроля. Однако Рекомендации Базельского комитета требуют разделения функций комплаенса и внутреннего аудита, так как качественная и эффективная независимая оценка и управление комплаенс-рисками не могут выполняться одновременно. Эксперты также отмечают различия в задачах этих систем.

Ещё одна особенность — временные рамки функций. Комплаенс работает на опережение, а внутренний аудит анализирует прошлые события и их последствия в настоящем. Это показывает, что, хотя обе системы выполняют похожие задачи, они не могут быть реализованы одним отделом.

Комплаенс и безопасность: в чём разница

Важно осознавать, что следование нормативным требованиям не всегда гарантирует безопасность. Безопасность и комплаенс — разные понятия, хотя многие их путают. В чём разница?

Безопасность представляет собой чётко определённый набор технических систем, инструментов и процессов для защиты информационных и технологических активов компании. Комплаенс же фокусируется на данных и нормативных требованиях к ним.

Основная цель комплаенса — управление рисками, выходящими за рамки безопасности. Компании соблюдают правила и законы, обеспечивая соответствие минимальным требованиям и покрывая различные виды рисков, такие как физические, финансовые, юридические и другие.

Суть отличия в следующем: комплаенс обеспечивает соответствие организации требованиям, связанным с соблюдением правил, а безопасность является лишь частью этого процесса.

Внедрение комплаенс-контроля в России

Термин «комплаенс» давно стал привычным для бизнеса. Крупные компании и банки используют его на всех этапах принятия решений, а для многих государственных органов он обязателен.

Например, все государственные органы применяют антимонопольный комплаенс (АМК), а банки — банковский комплаенс, связанный с соблюдением требований закона № 115-ФЗ. Средние и крупные компании создают специальные отделы и назначают сотрудников, ответственных за комплаенс, которые сотрудничают с бухгалтерией, юридическим отделом, кадровой службой и другими подразделениями.

Комплаенс может быть обязательным не только для государственных органов, но и для организаций — например, антикоррупционный комплаенс, о котором мы упоминали ранее (статья 13.3 закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ).

Для чего внедряется комплаенс

Для предотвращения коррупции организациям следует предпринять следующие шаги:

  • назначить ответственное подразделение или сотрудника за профилактику коррупции;
  • сотрудничать с правоохранительными органами;
  • разработать и внедрить стандарты для обеспечения честной работы компании;
  • принять кодекс этики и служебного поведения сотрудников;
  • предотвращать конфликты интересов;
  • избегать создания поддельной отчётности и документов.

Однако малый бизнес пока не сталкивается с этой проблемой из-за небольшого количества сотрудников, объёма хозяйственных операций и прозрачности бизнес-процессов. Однако ситуация постепенно меняется.

Зачем бизнесу внедрять комплаенс

Всё больше компаний внедряет комплаенс-контроль, чтобы предотвратить утечку коммерческой информации и личных данных, искажение данных в бухгалтерской и налоговой отчётности, ущерб деловой репутации, проверки и штрафы со стороны контролирующих органов, судебные разбирательства и различные убытки.

Такие проблемы могут возникнуть у любой компании, даже у малого бизнеса. Но из-за частых изменений в законах и возможных недобросовестных действий сотрудников и партнёров стоит внедрить хотя бы основные принципы комплаенс-контроля в своей компании.

Как внедрить комплаенс-контроль в своей компании

С чего начать внедрение комплаенс-контроля в своей компании?

Чтобы создать эффективную систему комплаенса в организации, следуйте этому алгоритму:

  • Выберите ответственного. Это может быть юрист компании или отдельный специалист. Обязанности должны быть прописаны в трудовом договоре и должностной инструкции.
  • Соберите информацию. Ответственный должен изучить внутренние и внешние процессы компании, хозяйственную деятельность и поговорить с коллегами. Затем определите риски, связанные с деятельностью компании.
  • Изучите конкурентов. Проанализируйте деятельность конкурентов на верхнем уровне, используя базы судебных решений, реестры, новостные порталы и другие источники. Так вы сможете обнаружить слабые места в бизнес-процессах аналогичных компаний и включить их в список рисков.
  • Оцените риски и разработайте меры по их снижению. Определите последствия рисков и вероятность их возникновения. Так вы сможете определить наиболее опасные риски и разработать меры для их снижения или устранения.

Важно: меры закрепляют в инструкциях и нормативных документах, обязательных для соблюдения всеми работниками компании.

На данном этапе следует учитывать принципы адекватности и результативности мер по обеспечению соответствия требованиям: если они существуют только на бумаге и не применяются на практике, то не принесут желаемого эффекта.

Что такое комплаенс-риски

Комплаенс-риск — это риск финансовых и репутационных потерь для компании из-за несоблюдения существующих норм. Незнание законов не освобождает от ответственности.

Комплаенс-риск связан с юридическими и финансовыми санкциями за нарушение законодательства и нормативных актов. Для соответствия требованиям необходимо чётко понимать правила игры. Нужно учитывать:

  • регулирующие акты и положения;
  • штрафы за несоблюдение норм и правил;
  • обязательства компании;
  • виды и уровни рисков;
  • текущий статус соответствия нормам и правилам.

Классификация комплаенс-рисков

Если компания не соблюдает нормативные требования, она рискует. Чтобы лучше понять и управлять рисками, их можно разделить на категории:

  • Правовые риски. Невыполнение правил и законов может привести к штрафам, конфискации товаров, потере интеллектуальных и физических прав. Предприятие может стать ответчиком в суде, что усилит финансовые риски из-за судебных издержек и штрафов.
  • Финансовые риски. Эти факторы влияют на прибыль компании, доверие инвесторов, стоимость акций и будущие доходы. Организация может столкнуться с финансовыми потерями из-за нарушения нормативных требований, особенно если производство замедляется и клиенты отменяют заказы.
  • Репутационные риски. Они связаны с восприятием бренда покупателями, доверием сотрудников, инвесторов и клиентов. Несоблюдение норм может серьёзно повредить репутации компании.
  • Бизнес-риски. Эти факторы влияют на способность компании работать, например, остановка производства или торговое эмбарго. Деятельность компании или отдельные операции могут быть временно приостановлены до устранения несоответствий нормативным требованиям.

Типы комплаенс-рисков

Наиболее распространённые типы комплаенс-рисков включают:

  • Нормативную и политическую неопределённость: политические изменения влияют на регулирование отраслей, и принятие новых законов может изменить порядок ведения бизнеса.
  • Защиту данных: развитие IT-технологий приводит к ужесточению правил конфиденциальности и защиты данных, таких как GDPR в Европе и Федеральный закон «О персональных данных» ФЗ-152 в России.
  • Конфликт интересов: инвестиционные брокеры должны избегать использования инсайдерской информации и не размещать деньги клиентов в зонах риска.
  • Рыночный риск: компании должны следить за изменениями на рынке и адекватно оценивать риски, связанные с конкуренцией и политическими тенденциями.
  • Риск человеческого фактора: сотрудники должны знать и соблюдать внутренние кодексы поведения, основанные на законодательстве, чтобы избежать внутренних и внешних проблем, таких как сексуальная дискриминация и домогательства.
  • Коррупцию: компании должны предотвращать участие сотрудников во взяточничестве и мошенничестве.
  • Качество: продукция и услуги должны соответствовать стандартам качества, иначе возможны штрафы, изъятие продукции и закрытие бизнеса.

Как снизить комплаенс-риски

Риски зависят от отрасли и вида бизнеса, поэтому сложно предсказать все возможные проблемы. Проще говоря, комплаенс-риски — это нежелательные последствия, которые можно предотвратить, следуя двум правилам:

  • Проявляйте осторожность при работе с новыми клиентами. Убедитесь, что ваш партнёр тот, за кого себя выдаёт. Например, проверьте его личность или используйте специальные сервисы для проверки контрагентов. Вы можете сделать это самостоятельно или обратиться к подрядчикам.
  • Своевременно выявляйте подозрительные нарушения стандартов. В банковской сфере это может быть связано с крупными суммами на счёте или частым снятием средств. В бизнесе это может быть перечисление денег неизвестным контрагентам или частным лицам.

Что важно помнить

Комплаенс — это действенный метод контроля компании над своими бизнес-процессами. Внедрение системы комплаенса поможет предотвратить материальный ущерб и сберечь деловую репутацию, которую порой очень трудно восстановить.

Расходы на организацию комплаенс-контроля окупаются не сразу, но для стабильного и успешного развития бизнеса он необходим.

Оцените статью
( Пока оценок нет )
Поделиться с друзьями
HR-менеджмент